Wat een koppeling met je boekhouding echt oplevert
Bijna elke ondernemer die wij spreken en een webshop heeft, typt orders over. Uit de shop naar het boekhoudpakket, of uit de mail naar een offerteprogramma. Meestal met de opmerking dat het maar een paar minuten per order is.
Dat klopt ook. Alleen zit de rekening niet in die paar minuten.
De kosten zitten in de fouten
Wie honderd keer hetzelfde overtypt, maakt daar een paar keer een fout in. Een cijfer omgedraaid in een bedrag, een verkeerd btw-tarief, een adres met een typefout. Die fouten merk je niet op het moment zelf, want de order gaat gewoon de deur uit.
Je merkt ze bij de kwartaalaangifte, als de omzet in je boekhouding niet overeenkomt met wat er op je rekening staat. Dan ben je een dag bezig met terugzoeken waar het verschil vandaan komt. Of je merkt ze helemaal niet, en dat is duurder.
Daar komt bij dat overtypen werk is dat niemand leuk vindt. Het schuift dus op. Op een drukke week gebeurt het niet, en dan sta je op zaterdag achterstanden weg te werken.
Wat een koppeling doet
Een koppeling laat twee systemen rechtstreeks met elkaar praten. Er komt een order binnen in je webshop, en er verschijnt vanzelf een factuur in je boekhouding, met de juiste klant, de juiste regels en het juiste btw-tarief.
Verandert er iets aan de order, dan gaat dat mee. Betaalt de klant, dan wordt de factuur afgeboekt. Niemand hoeft ertussen te zitten.
Dat is de theorie. In de praktijk zit het werk in de details: hoe ga je om met een klant die al bestaat maar net anders geschreven is, wat doe je met verzendkosten, en wat gebeurt er bij een retour.
Wat je vooraf moet uitzoeken
De eerste vraag is niet wat het kost, maar of het kan.
Een koppeling werkt alleen als beide pakketten er een ingang voor hebben. Dat heet een API. Bijna elk pakket zegt er een te hebben, maar er is verschil tussen een API die bestaat en een API die doet wat jij nodig hebt. Wij zoeken dat uit voordat we iets beloven, en soms is de uitkomst dat het niet kan.
Kijk ook naar wat een koppeling per maand kost bij je leverancier. Sommige boekhoudpakketten rekenen apart voor toegang tot hun API, of alleen in een duurder abonnement. Dat bedrag hoort in de rekensom, want het loopt door zolang de koppeling draait.
Wanneer het de moeite waard is
Er is geen vast aantal orders waarboven het loont. Het hangt af van hoeveel handelingen er per order bij komen kijken en hoe erg een fout is.
Bij tien orders per week die alleen overgetypt hoeven te worden, kun je het beter laten. Bij tien orders per week waarbij ook nog voorraad bijgewerkt moet worden, een pakbon gemaakt en een klant aangemaakt, verdien je het binnen een paar maanden terug.
Wij lopen dat proces liever eerst een keer met je door voordat we iets bouwen. Vaak blijkt dan dat één stap het meeste werk oplevert, en dat je met alleen die stap al ver komt.
Bekijk wat wij doen als je een webshop laat maken of laat verbeteren.
